Portable Document Format (PDF) je formát na ukladanie a výmenu textových dokumentov, ktoré sú primárne určené na čítanie. Veľkou prednosťou formátu PDF oproti ostatným povinným formátom je to, že ako jediný dokáže plne zachovávať vzhľad a formátovanie dokumentu na rôznych platformách, vďaka čomu je to najčastejšie používaný formát pre finálne elektronické dokumenty, publikácie, vzorové tlačivá určené pre tlač a podobne. Súčasťou definície formátu PDF je (od verzie 1.2) aj formát FDF (Forms Data Format), vďaka ktorému je možné vyplňovať, upravovať a uchovávať textové informácie určené pre vyplňovateľné PDF súbory.

Posledná verzia formátu je 1.7. Výnos o štandardoch a Metodický pokyn k Výnosu však dovoľujú používať PDF len vo verziách 1.3, 1.4, 1.5, PDF/X (ISO 15930), PDF/A (ISO 19005-1:2005) a podľa špecifikácií RFC 2346, RFC 3778. Pre elektronické dokumenty vo formáte PDF podpísané zaručeným elektronickým podpisom v administratívnom styku Vyhláška NBÚ SR predpisuje povinné verzie PDF 1.3, 1.4 a PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005). (Novšie verzie formátu PDF sa líšia napríklad podporou novších šifrovacích algoritmov a podporou multimédií.) Formát bol vytvorený a spravovaný firmou Adobe Systems Incorporated, od roku 2008 je spravovaný štandardizačnou organizáciou ISO.

Súbory majú príponu .pdf a .fdf

Pre dokumenty, text alebo informácie, ktoré majú byť použité výlučne na čítanie, najmä smerom voči verejnosti (napr. schválené strategické dokumenty, právne predpisy, štatúty, zriaďovacie listiny, metodické pokyny, vzorové tlačivá, výročné správy, dokumenty v schvaľovacom konaní (napr. pripomienkové konanie, rokovanie vlády SR atď.) sa odporúča používať výhradne formát PDF a to bez použitia rôznych dynamických funkcií, ktoré ponúkajú jeho vyššie verzie, pretože tým sa narúša jeho jednoznačná čitateľnosť.

Ak je to technicky možné, pri vytváraní textových súborov vo formáte PDF je potrebné vždy do nich vložiť aj prípadné neštandardné fonty, ktoré boli v texte použité. Softvér vytvárajúci PDF túto možnosť obyčajne umožňuje a má ju štandardne povolenú. Dôvodom je, aby sa nenarušil vzhľad dokumentu, alebo aby sa namiesto diakritiky nezobrazovali chybné znaky na počítači, kde použitý font nie je nainštalovaný.

Formát PDF nie je prioritne určený na ukladanie obrázkov. Takéto používanie je porušením štandardov prístupnosti. (citát z Metodického pokynu k Výnosu o štandardoch pre ISVS č. MF/013261/2008-132)

Vo formáte PDF by nemali byť používané iné formáty obrázkov, než tie ktoré dovoľuje Výnos o štandardoch pre grafické súbory. Pri vytváraní súborov vo formáte PDF je vhodné dodržiavať pravidlá vytvárania prístupných dokumentov uvedené na webstránkach Únie nevidiach a slabozrakých Slovenska. (Užitočné môžu byť aj informácie pre slabozrakých a nevidiacich užívateľov v súvislosti s prístupnosťou.)

Príklady programov na čítanie súborov vo formáte PDF:

* Program dokáže otvoriť aj formát FDF.

Príklady programov na vytváranie dokumentov vo formáte PDF:

*Poznámka: OpenOffice.org umožňuje aj otváranie a modifikáciu súborov vo formáte PDF, a to pomocou rozšírenia PDF Import Extension.

** Virtuálna tlačiareň

Príklady programov určených na upravovanie už vytvorených dokumentov vo formáte PDF:
(Upravovanie je značne obmedzené, napríklad len na otáčanie stránok, mazanie celých stránok alebo vkladanie stránok z iného dokumentu, vypĺňanie a ukladanie vyplnených formulárov. Priame upravovanie textu pôvodného dokumentu obvykle nie je podporované.)

* Program podporuje vypĺňanie PDF formulárov s pomocou dát vo formáte FDF.